در بسیاری از فروشگاه‌ها، سفارش‌های سایت هر روز دستی در نرم‌افزار حسابداری وارد می‌شود و موجودی انبار هم دستی در سایت به‌روز می‌شود. این کار وقت‌گیر است، خطا دارد و گاهی باعث می‌شود کالایی که تمام شده هنوز در سایت فروخته شود. اتصال سایت به حسابداری این مشکل را حل می‌کند.
چه چیزهایی باید همگام شوند؟
| داده | جهت | فایده |
|---|
| سفارش و فاکتور فروش | سایت ← حسابداری | ثبت خودکار فروش، مالیات و تخفیف |
| مشتری | سایت ← حسابداری | پرونده‌ی مشتری بدون ورود دوباره |
| موجودی کالا | حسابداری ← سایت | جلوگیری از فروش کالای ناموجود |
| قیمت | حسابداری ← سایت | یک منبع قیمت برای فروش حضوری و آنلاین |
| دریافت وجه | سایت ← حسابداری | تطبیق خودکار پرداخت‌های درگاه با فاکتور |
روش‌های اتصال
- API رسمی نرم‌افزار حسابداری: بهترین و پایدارترین روش؛ نرمافزارهای جدیدتر معمولاً آن را دارند. مفهوم API را در API چیست توضیح داده‌ایم.
- اتصال به پایگاه داده: وقتی API وجود ندارد، با دسترسی کنترل‌شده به دیتابیس حسابداری؛ نیازمند دقت زیاد تا داده‌ی حسابداری خراب نشود.
- فایل میانی: خروجی Excel یا CSV در زمان‌های مشخص؛ ساده‌ترین روش با کمترین خودکارسازی.
- نرم‌افزار اختصاصی: اگر نرم‌افزار حسابداری را خودتان سفارش داده‌اید، می‌تواند از ابتدا با سایت یکپارچه طراحی شود. نرم‌افزار حسابداری اختصاصی را ببینید.
نکته‌های اجرایی
- کد کالای یکسان: هر کالا در سایت و حسابداری باید یک شناسه‌ی مشترک داشته باشد؛ بدون آن، همگام‌سازی ممکن نیست.
- تناوب همگام‌سازی: موجودی کالاهای پرفروش هر چند دقیقه، قیمت‌ها روزانه یا با هر تغییر.
- مدیریت خطا: اگر حسابداری در دسترس نبود، سفارش در صف بماند و بعداً ارسال شود، نه اینکه گم شود.
- گزارش اختلاف: گزارشی ساده از سفارش‌هایی که ثبت نشده‌اند یا موجودی‌هایی که با هم نمی‌خوانند.
- مالیات و سامانه‌ی مؤدیان: اگر فاکتورها باید به سامانه‌ی مؤدیان ارسال شوند، مطمئن شوید دادههای لازم (شناسه‌ها و اطلاعات خریدار) از سایت منتقل می‌شود.
از کجا شروع کنیم؟
- فهرست کنید امروز چه داده‌هایی دستی جابه‌جا می‌شود و هر کدام چقدر وقت می‌گیرد.
- ببینید نرم‌افزار حسابداری شما API یا امکان اتصال دارد.
- با پرتکرارترین کار (معمولاً ثبت فاکتور فروش و موجودی) شروع کنید.
- یک دوره‌ی آزمایشی کنار روش دستی داشته باشید تا مطمئن شوید اعداد یکی است.
جمع‌بندی
اتصال سایت به حسابداری یعنی یک منبع حقیقت برای فروش، موجودی و قیمت. نتیجه کار دستی کمتر، خطای کمتر و مشتری‌ای است که کالای ناموجود نمی‌خرد. اگر هنوز نرم‌افزار حسابداری انتخاب نکرده‌اید، بهترین نرم‌افزار حسابداری چگونه انتخاب می‌شود را بخوانید. برای پیاده‌سازی اتصال، اتصال API را ببینید.
سوالات متداول
برای ووکامرس هم امکانپذیر است؟
بله؛ ووکامرس API کامل دارد و با بیشتر نرمافزارهای حسابداری که API یا امکان ورود داده دارند قابل اتصال است.
اتصال، امنیت اطلاعات مالی را به خطر نمیاندازد؟
اگر دسترسیها محدود، ارتباط رمزگذاریشده و کلیدها امن نگه داشته شوند، خیر. اتصال باید فقط به دادههای لازم دسترسی داشته باشد.
حامد رضائی